The Southbourne Tax Group

10 Sätt Att Identifiera Konton Betalas Bedrägeri

När Sarbanes-Oxley antogs 2002, tvingades många företag ta en grundlig titt på Leverantörsreskontra internkontroll. Genomföra interna kontroller tar tid, men kan visa sig vara en mycket kostnadseffektiv åtgärd om bedrägeri eller läckage finns. Här är några metoder du kan försök att strama upp din A / P audit. De kräver en viss datautvinning och men är ganska enkel att genomföra.

1.Dubbla betalningar

Dubbla betalningar i de flesta fall kanske inte , men fortsätta att vara en betydande A / P läckage som är både förebyggas och återvinningsbara. Mark VanHolsbeck, direktör av Enterprise Network Security för Avery-Dennison, uppskattar att företag betalar dubbla uppgå till 2%. Två percentmay inte låter som mycket, men om ditt företags A / ankommande fakturor totalt $75 miljoner, dubbla betalningar kan konto för $1.5 miljoner. Ta en titt på statistiken:

-Medicare - den Inst för hälsa & människovård Inspector General beräknad att Medicare gjort 89 miljoner dollar av dubbla betalningar under 1998.

-Cingular - har vi återigen upptäckt att betalningar online som en elektronisk betalning för TDMA-konton har dragits två gånger från kundens lönekonto.

-Medicaid - vi identifierat minst 9,7 miljoner dollar i sådana dubbla utbetalningar under våra två år revisionen, och uppskattat att så mycket som $31,1 miljoner iytterligare dubbla betalningar kan ha gjorts."

Bråttom att hitta överbetalningar, många företag har uppstått: A / P Recap, automatiserad revisorer, AP återhämtning, ACL, CostRecoverySolutions och mer. Att dessa företag blomstrar är ett bevis på det faktum att dubbla betalningar fortfarande förekomma i en alarmerande takt.

Många mjukvarupaket har vissa kontroller över dubblettfakturor men det tar oftast några djupgående frågor för att hitta dem alla. Exempelvis många redovisning paket göra en dubblett faktura kontroll och hindra dig från att knappa in aduplicate fakturanumret för samma leverantör. Men bara lägga till en A-fakturanummer eller ändra ett öre och du är på väg till dubbla utbetalningar. Ett annat vanligt misstag är Funna i leverantör filer; dubbla leverantörsnummer för samma leverantör är den främsta orsaken till dubbla betalningar.

Här är vad vi rekommenderar till för att utveckla en noggrann och omfattande dupera betalning rapport:

1.Genomföra de 5 grundläggande dupera sökningarna om du inte redan. Dessa är:

En programmerare i din IT-avdelning kommer att kunna hjälpa dig med SQL-koden för dessa kopplingar. SQL-koden ser ut något såhär för att skapa den första rapporten "EEEE":

SKAPA TABELL DUPES_EEEE AS

VÄLJ A.

FRÅN FAKTUROR, FAKTUROR B

DÄR A.VENDORID=B.VENDORID OCH

A.INVOICENUM=B.INVOICENUM OCH

A.INVOICEDATE=B.INVOICEDATE OCH

A.INVOICEAMT=B.INVOICEAMT OCH

A.ID <>B.ID

ID-fältet bör vara en unik postidentifierare att skilja en post från en annan. I Microsoft Access skapas vanligen dessa fält med datatypen "Räknare". I öppen kod, ett fält som denna

kan enkelt kapas med hjälp av en räknare och öka det med 1 för varje post (räknare = räknare + 1).

2.Genomföra vissa fuzzy-matchning

1)Genomföra "liknande" fuzzy-matchning i stället för exakt matchning är vad gör detta tillvägagångssätt mer exakta och kraftfulla än många. Vi definierar "liknande" avsesföljande: