Sưu tầm bài viết The Present Writer (Chi Nguyễn)

🎯Lập kế hoạch rất nhiều, nhưng thực thi rất ít?

Nguồn: The Present Writer (Chi Nguyễn)

🎯Lập kế hoạch rất nhiều, nhưng thực thi rất ít?

Xin chào thứ Tư bạn đọc The Present Writer từ Minneapolis!

Trước khi vào nội dung chính, mình muốn nói lời cảm ơn vì bạn đã thông cảm khi Bản tin thứ Tư tuần trước vắng mặt do mình di chuyển nhiều nơi nên không sắp xếp được thời gian và không gian phù hợp để viết một bản tin chất lượng. Tuần này, mình lại tiếp tục hành trình đi công tác (thuyết trình hội thảo) 5 ngày ở Minneapolis và Los Angeles—hai thành phố ở hai đầu nước Mỹ. Nhưng lần này mình đã có sự chuẩn bị tốt hơn để vẫn có thể gửi bản tin đúng lịch, đủ chất lượng, và tất nhiên, luôn miễn phí tới bạn đọc.

—

Tuần rồi mình đọc hai cuốn sách có nội dung tương đồng về thực thi kế hoạch: "Việc 12 tháng làm trong 12 tuần" (The 12 Week Year) và "4 Quy tắc thực thi" (The 4 Disciplines of Execution). Hai cuốn này làm mình ngộ ra rất nhiều lý do tại sao trước nay, nhiều việc mình kế hoạch rất kỹ lưỡng nhưng lại bị chậm trễ trong việc thực thi, hay khi thực thi rồi thì lại không đạt kết quả như mong muốn. Dưới đây là 3 bài học quan trọng nhất đối với mình:

1- Chỉ tập trung vào 1-3 mục tiêu quan trọng nhất. Sự thật là, càng lập nhiều mục tiêu thì hiệu quả thực thi lại càng yếu. Con người có khả năng tập trung hạn chế, rất khó để chia đều năng lượng và tâm trí vào nhiều mảng khác nhau một cách chu toàn. Do vậy, ta cần đặt thứ tự ưu tiên cho nhiều nhất 3 mục tiêu; trong 3 mục tiêu đó, tiếp tục đặt ưu tiên cho duy nhất 1 mục tiêu lớn nhất lên hàng đầu, và dồn toàn lực vào đó.

Thành thật mà nói, đây không phải là bài học mới. Trong cuốn sách đầu tay của mình, "Một cuốn sách về Chủ nghĩa tối giản", mình còn dành hẳn một chương để viết về ưu tiên và tối giản hoá lựa chọn. Nhưng thời điểm đó, bài học này mình mới chỉ áp dụng vào lối sống cá nhân. Sai lầm của mình nằm ở 2 năm trở lại đây, khi xây dựng đội nhóm cho doanh nghiệp và lab nghiên cứu, mình nghĩ khi đã có nhiều người giúp sức, hãy cho phép bản thân tạo ra nhiều mục tiêu hơn. Nhưng cuốn "4 Quy tắc thực thi" chỉ cho mình rằng đây là sai lầm lớn của nhiều người làm lãnh đạo. Vì mặc dù có nhiều người cùng làm chung nhưng cho tới cuối cùng, mọi thứ vẫn quay lại về mình và "kẹt" lại ở mình (bởi vì mình phải là người cho feedback, kiểm tra giám sát, chốt sản phẩm cuối cùng...). Do vậy, nếu tạo ra nhiều mục tiêu—cả cho mình và đội nhóm—mình sẽ trở thành "kẻ thù của chính mình" khiến thực thi bị chậm trễ và khó khăn.

2- Tầm nhìn nằm ở kế hoạch dài hạn, thực thi nằm ở kế hoạch ngắn hạn. Mỗi người cần phải có cả kế hoạch dài hạn lẫn ngắn hạn (lý do tại sao mình đã phân tích trong video này). Nhưng tác dụng của hai loại kế hoạch này rất khác nhau. Cuốn "Việc làm 12 tháng trong 12 tuần" chỉ ra rằng mặc dù kế hoạch dài hạn rất quan trọng để tạo ra tầm nhìn toàn cảnh, lâu dài, bền vững cho tương lai, việc thực thi có thành công hay không nằm ở kế hoạch ngắn hạn (cụ thể 12 tuần, tương đương khoảng 3 tháng).

Kế hoạch ngắn hạn tạo ra sức ép và động lực lớn giúp ta tập trung hơn vào hành động từng giờ, từng ngày, từng tuần để đạt được mục tiêu (thay vì tâm lý: "Ôi, còn cả một năm/nửa năm nữa để làm cái này cơ mà!"). Kế hoạch ngắn hạn cũng giúp ta kịp thời điều chỉnh hành động kịp thời, lập tức khi có vấn đề phát sinh ảnh hưởng tới mục tiêu (ví dụ: tuần rồi mình có phát sinh di chuyển ảnh hưởng tới lịch viết bài, tuần này mình lập tức điều chỉnh lại ngay để tránh tiếp diễn). Kế hoạch ngắn hạn cũng giúp cho việc đo lường hiệu quả thực thi được tối ưu hơn (xem thêm ở bài học tiếp theo).