Câu 8: Phân tích HĐKD phải được thực hiện theo quy trình như thế nào?
Tổ chức công tác phân tích là một công việc hết sức quan trọng, nó quyết định tới chất lượng và kết quả của công tác phân tích. Thông thường việc phân tích được tiến hành theo quy trình sau:
1, Lập kế hoạch phân tích: là xác định trước nội dung, phạm vi, thời gian và cách thức tổ chức phân tích.
+ Về nội dung phân tích cần xác định rõ các vấn đề cần phân tích. Có thể là toàn bộ hoạt động kinh doanh của DN, có thể là một khía cạnh nào đó của quá trình kinh doanh. Đây là cơ sở để xây dựng đề cương cụ thể để tiến hành phân tích.
+ Về phạm vi phân tích có thể toàn DN hoặc một vài đơn vị bộ phận được chọn làm điểm để phân tích. Tùy theo yêu cầu thực tiễn quản lý kinh doanh mà xác định nội dung và phạm vi phân tích cho phù hợp.
+ Về thời gian ấn định trong kế hoạch phân tích bao gồm thời gian chuẩn bị và thời gian tiến hành phân tích
Trong kế hoạch phân tích còn phân công trách nhiệm các bộ phận trực tiếp và phục vụ công tác phân tích cùng các hội nghị phân tích nhằm thu thập nhiều ý kiến, đánh giá đùng thực trạng và phát hiện đầy đủ tiềm năng cho việc phấn đấu đạt kết quả cao trong kinh doanh.
2, Thu thập, kiểm tra và xử lý số liệu
Tài liệu sử dụng để làm căn cứ phân tích bao gồm văn kiện của các cấp bộ Đảng có liên quan đến HĐKD. Các nghị quyết, chỉ thị của chính quyền các cấp và cơ quan quản lý cấp trên có liên quan đến hoạt động kinh doanh của DN, các tài liệu có liên quan, dự toán, định mức,...
Sau khi thu thập tài liệu cần tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của tài liệu bao gồm tính pháp lý của tài liệu, nội dung và phương pháp tính và ghi các con số, cách đánh giá đối với các chỉ tiêu giá trị. Phạm vi kiểm tra không chỉ giới hạn các tài liệu trức tiếp làm căn cứ phân tích mà còn cả các tài liệu khác có liên quan, đặc biệt là các tài liệu gốc.
3, Xây dựng hệ thống chỉ tiêu và phương pháp phân tích
Tùy theo nội dung, nguồn tài liệu thu thập được và loại hình phân tích để xác định hệ thống chỉ tiêu và phương pháp phân tích cho thích hợp
Tùy theo phương tiện phân tích và trình độ sử dụng tài liệu phân tích, hệ thống chỉ tiêu được thể hiện khác nhau: có thể bằng sơ đồ khối thường dùng trong chương trình cho máy vi tính hay bảng phân tích và biểu đồ
4, Viết báo cáo phân tích và tổ chức hội nghị phân tích
Báo cáo phân tích, thực chất là bản tổng hợp những đánh giá cơ bản cùng những chọn lọc để minh họa rút ra từ quá trình phân tích. Khi đánh giá cần nêu rõ cả thực trạng và tiềm năng cần khai thác. Cũng cần phải nêu phương hướng và biện pháp cho kỳ kinh doanh tiếp theo.
Báo cáo phân tích cần phải được trình bày trong hội nghị phân tích để thu thập các ý kiến đóng góp và thảo luận cách thức thực hiện các phương hướng và biện pháp trong kỳ kinh doanh tiếp theo.
