"Những lãnh đạo giỏi thực sự sẽ dành nhiều thời gian thu thập và hành động dựa trên thông tin phản hồi cũng như cung cấp thông tin phản hồi." – ALEXANDER LUCIA, ĐỒNG TÁC GIẢ CUỐN WALK THE TALK
Việc cung cấp những phản hồi mang tính hỗ trợ sẽ trang bị cho nhân viên những thông tin để giúp họ tập trung, định hình và định hướng hành vi của mình. Dù bản chất là tích cực hay tiêu cực, tất cả các phản hồi nên được gửi đi theo cách hỗ trợ. Người quản lý phải truyền đạt rõ ràng rằng sự phản hồi của họ xuất phát từ thiện chí muốn nhân viên thành công – không chỉ vì lợi ích của cá nhân mà còn vì lợi ích của nhóm và toàn tổ chức. Hãy nhớ rằng trách nhiệm chính của một cán bộ quản lý là gia tăng nguồn nhân lực của tổ chức, việc cung cấp những phản hồi hỗ trợ liên tục là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trong hộp công cụ quản lý. Ngoài việc nâng cao kỹ năng cho các thành viên trong nhóm, người quản lý còn thể hiện sự tôn trọng, gắn kết và quan tâm đến cấp dưới của mình khi mỗi ngày họ đều cung cấp những phản hồi liên tục mang tính xây dựng, khích lệ và chân thành.
Các cán bộ quản lý hiệu quả nhất cần phải có tính cách của một huấn luyện viên, đào tạo, tư vấn và phản hồi "kịp lúc" cho các thành viên trong nhóm. Nhiều huấn luyện viên giỏi cũng là những cầu thủ tuyệt vời, song những đặc điểm, kỹ năng và tính cách khiến một cá nhân trở thành một huấn luyện viên giỏi hoàn toàn khác với những đặc điểm, kỹ năng và tính cách khiến họ trở thành một cầu thủ giỏi. Giống như huấn luyện viên của một đội thể thao, các cán bộ quản lý thành công thường là những nhân viên xuất sắc; mặc dù họ có một hồ sơ lý lịch dày những thành tích đáng tin cậy và kinh nghiệm hỗ trợ kỹ thuật thực tế, nhưng hồ sơ của họ không cung cấp một nền tảng trong việc tìm hiểu làm thế nào để đưa ra những phản hồi chi tiết, kịp thời và có thể dẫn đến hành động cho nhân viên. Cũng giống như các huấn luyện viên thành công, các cán bộ quản lý hiệu quả biết nên làm thế nào để cung cấp phản hồi nhằm cải thiện năng suất làm việc của các thành viên trong nhóm. Bạn có vượt qua được bài kiểm tra của một huấn luyện viên giỏi không? Hãy cùng làm bài trắc nghiệm sau đây.
TRẮC NGHIỆM TỰ ĐÁNH GIÁ SỰ PHẢN HỒI HỖ TRỢ
Hướng dẫn: Hãy đọc những câu dưới đây và tự đánh giá theo thang điểm cho sẵn khi mô tả về hành vi của bạn:
- Không bao giờ hoặc hiếm khi làm việc này (0 điểm)
- Đôi khi làm việc này (1 điểm)
- Thường xuyên làm việc này (2 điểm)
- Luôn luôn hoặc gần như luôn luôn làm việc này (3 điểm)
Hãy viết số điểm cho câu trả lời mà bạn lựa chọn vào ô trống bên cạnh.
Những lợi ích của phản hồi hỗ trợ
Việc liên tục cung cấp các phản hồi hỗ trợ giúp cho nhân viên biết bạn quan tâm đến hiệu suất công việc và thành công của họ. Hãy tưởng tượng bạn đang xem một buổi tập thể thao của các em học sinh phổ thông trung học, bạn nhận thấy đứa trẻ nào được chú ý nhiều nhất và được huấn luyện viên phản hồi nhiều nhất – người chơi giỏi nhất hay tệ nhất? Tất nhiên, những người giỏi nhất sẽ được huấn luyện kỹ nhất bởi họ được xem là các cầu thủ có giá trị cao nhất trong đội. Việc họ được huấn luyện cho thấy sự tôn trọng đối với cá nhân và kỹ năng của họ. Trái lại, những người được đánh giá không có giá trị hay tiềm năng thì sẽ ít được chú ý nhất. Thông điệp với những thành viên này là: "Bạn không thực sự quan trọng" và "Không có gì đáng hy vọng ở bạn cả". Tất nhiên, những người như vậy sẽ cảm thấy không được tôn trọng, bị tước quyền và mất đi sự gắn kết. Như vậy, bằng cách cung cấp những thông tin phản hồi hỗ trợ liên tục, bạn thể hiện sự tôn trọng với các thành viên và gia tăng mức độ gắn kết của họ.
