Lho, Kok Bisa? How?

Bagaimana Membagi Waktu dengan Efektif?

Ah, 24 jam sehari ini nggak cukup.

Saya pernah berandai-andai kalau saja sehari ada 30 jam, mungkin lebih banyak yang bisa dikerjakan. Mungkin akan lebih banyak hal yang selesai. Atau sebaliknya, tetap saja tidak akan cukup karena yang kita kerjakan juga nambah.

Yang bisa diatur ulang adalah membagi waktu dengan efektif.

Bagaimana caranya membagi waktu?

STEP 1: Lakukan Audit. 

Tulis semua hal yang harus dilakukan setiap harinya agar kita tahu, berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk melakukan apa. Dari situ, coba atur ulang prioritas sesuai dengan urgency (apakah mendesak), realistic (apakah bisa dan mau dilakukan) dan impactful (apakah berdampak pada plan kita secara keseluruhan). Dari sini baru ketahuan apakah yang kita lakukan sudah efektif.

Jangan multitasking tapi gabungkan pekerjaan yang mirip atau berhubungan satu dengan yang lainnya.

 Misalnya mau menulis, edit dan posting blog. Kalau bisa digabungkan jadi satu dan selesaikan semuanya dalam satu waktu. Jangan menulis sambil makan atau posting blog sambil membalas chatting kerjaan. Yang ada malah kedua task tersebut jadi distraction untuk satu sama lain, lalu tidak ada yang selesai. Dan jangan biarkan distraction datang. Misalnya memeriksa handphone lalu malah jadi membalas chat, bukannya menyelesaikan pekerjaan.

STEP 2: Tetapkan waktu dan deadline. 

Ada dua jenis deadline, deadline external dan internal. Deadline external adalah deadline yang harus dipenuhi karena berhubungan dengan orang lain. Sementara yang internal adalah deadline untuk diri sendiri. Pernah dengar konsep ulangan "selesai tidak selesai dikumpulkan"? Deadline internal yang saya lakukan mirip itu. Kalau sedang mengerjakan tulisan, lalu sudah menghabiskan sekian banyak waktu tapi belum ada hasilnya, ya stop dulu. Kembali lagi nanti kalau sudah ada moodnya agar selesai lebih cepat.

Kerjakan hal penting ketika sedang produktif.

Di luar sana, nasihatnya adalah melakukan hal yang terpenting di pagi hari. Buat saya, yang paling penting adalah mengerjakan hal yang paling penting di waktu saya sedang paling produktif. Saya adalah morning person, jadi lebih bisa kerja pagi-pagi. Banyak yang bisa diselesaikan sambil minum kopi. Jadi ya semua yang prioritas dan mungkin butuh analisa berat, saya jadwalkan untuk selesai di pagi hari. Meluangkan waktu khusus untuk fokus, sambil ngopi dan bukan sarapan. Kalau waktu produktifnya malam, ya jadwalkan di malam hari.

STEP 3: Bikin to-do list (yang bisa dicoret jadi ada sense of achievements). 

Ada yang pakai cara "selesaikan 3 hal sebelum jam 9 pagi" atau "3 hal ini harus selesai sebelum tidur" karena kalau ditunda besok malah tidak akan selesai. Ada yang 3 hal, ada yang 5 hal, bebas sebenarnya. Yang penting adalah hal-hal tersebut beneran bisa selesai, dicoret dari to-do list-nya. Sebaiknya menuliskan apa? Well, kalau saya sih menuliskan hal-hal kecil yang berpotensi mengganggu pekerjaan utama, terutama hal-hal yang bisa di-schedule. Contoh: social media posting.

Kalo begini, sudah cukup belum 24 jam sehari?