* Ngân sách
- Tại sao phải lập ngân sách? Vì ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện/hội họp có thể thực hiện được hay không cũng như mục tiêu sự kiện/cuộc họp, quy mô tổ chức cuộc họp.
- Các bước lập ngân sách:
+ Bước 1: Xây dựng ngân sách sơ bộ, hay ngân sách hướng dẫn (chỉ dẫn)
+Bước 2: Tiến hành nghiên cứu chi phí trong vòng những hướng dẫn chung của ngân sách sơ bộ để lập ngân sách cuối cùng hay ngân sách hoạt động.
* Kế hoạch
- Kế hoạch cuộc họp bao gồm:
+ Thời gian khởi hành và thời gian đến của bạn, nhân viên, VIPs, người tham dự.
+ Lọai hình cuộc họp
+ Chương trình: lịch trình cuộc họp, người tham dự, không gian họp, trang thiết bị
+ Thủ tục đăng ký, khởi động và thiết bị
+ Không gian và sự sắp xếp triển lãm
+ Giao thông đường bộ
+ Công ty quản lý điểm đến và trách nhiệm của nó
+ Các phòng họp với bản mô tả chức năng
+ Chi tiết về thức ăn, đồ uống
+ Thanh toán, kiểm tra, chi phí và thủ tục thanh toán
+ Kho để chứa các thiết bị
+ Thư chấp thuận
+ Trách nhiệm của từng cá nhân
+ Các phòng nghỉ
+ Các cơ sở giải trí, phí
+ Đánh giá sau họp và các mẫu
+ Danh sách khách mời quan trọng với chức danh và địa chỉ
