* Xác định điểm đến
- Xác định chính sách của tổ chức
- Sự dụng dự toán ngân quỹ để xác định sự khả thi của điểm đến.
- Tiến hành khảo sát điểm đến
+ Xem xét lại các bài viết về điểm đến
+ Liên lạc với Ban quản lý hội nghị ở các điểm đến tiềm năng, chỉ ra nhu cầu.
+ Thăm quan điểm đến
- Sưu tập tất cả tài liệu, ra quyết định và đảm bảo sự thông qua/chấp thuận cần thiết của quyết
* Xác định địa điểm
- Một số điểm lưu ý:
+ 3 không:
(1) Không bị “lung lay” ngay từ đầu bởi uy tín/hình ảnh của khách sạn.
(2) Không bị “lung lay” bởi sự trang trí của khách sạn mà bỏ qua các yếu tố cần thiết khác.
(3) Không nhận những món quà miễn phí từ khách sạn – Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện/cuộc họp
+ Không giới hạn địa điểm
+ Yêu cầu về địa điểm
(1) Phù hợp với nội dung sự kiện
(2) Có không gian bố trí và diễn tập
(3) Phù hợp với ngân sách
- Xem xét lại các số liệu mà đã thu thập cho điểm đến lựa chọn.
- Gọi điện hay viết thư cho các chuyên gia sự kiện/hội họp mà bạn biết
- Chuẩn bị đề xuất và gửi nó đến 3 nơi phù hợp nhất ở điểm đến.
- Yêu cầu một đề xuất viết tay (được viết ra) từ khách sạn.
- Đánh giá một cách hệ thống đề xuất nhận được.
- Sắp xếp các cuộc đi thăm con người và địa điểm tại 3 nơi nói trên.
- Chuẩn bị và tổ chức kiểm tra địa điểm
- Tiến hành kiểm tra trước phỏng vấn
- Tiến hành phỏng vấn và tham quan điểm đến.
- Thực hiện đàm phán
- Ra quyết định
- Những quyết định về địa điểm
+ Những địa điểm cụ thể
(1) Khách sạn, TT hội nghị, những địa điểm đặc thù, rạp hát, lều bạt. • Những vấn đề khác chi phối địa điểm cụ thể (Hợp đồng) – Những quyết định về đến địa điểm
(2) Sức chứa của phòng tổ chức
(3) Vệ sinh
(4) Khoanh vùng, giới hạn
(5) Bảo hiểm
(6) Thời gian
(7) Những vấn đề thuộc các quy chế riêng
(8) Hoàn thiện và bổ sung
(9) Nhà bếp
(10) Những dụng cụ cho ăn uống và nhân viên phục vụ
(11) Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ • Kinh nghiệm, trình độ của nhân viên và cán bộ quản lý
(12) Những quy định về đề phòng hỏa hoạn và an toàn
* Xác định không gian cho sự kiện/cuộc họp
- Phòng sự kiện/họp:
+ Quy mô phòng sự kiện/ họp
+ Sử dụng chiều dài bình phương –m2/người (Square footage approach)
+ Các dụng cụ như: Comfort calculator/ Perfect fit
+ Những yêu cầu về nội thất
(1) Trải thảm sàn nhà
(2) Sàn nhảy
(3) Tầm nhìn trong phòng
(4) Đường lên xuống sân khấu
(5) Bàn ghế trên sân khấu
+ Những yêu cầu khác
(1) Bố trí đặc biệt
(2) Trọng tải của nền
(3) Sử dụng hiệu ứng của nền
(4) Phòng trống và sắp xếp phòng
(5) An toàn và phòng chống cháy nổ
- Số lượng và loại phòng ở: Phần lớn được quyết định bởi chính sách của tổ chức.
+ Đối với các hiệp hội hay bạn lập kế hoạch cho một hội thảo độc lập: phụ thuộc vào quyết định của người tham gia.
+ Các công ty lớn: công ty quyết định chính sách phòng đôi/phòng đơn và căn cứ vào số người tham gia.
- Cách sắp xếp sân khấu, âm thanh và ánh sáng
