Vai trò của máy tính trong quản lý sự kiện/ hội họp
* Phân tích nhu cầu
- Lập kế hoạch: Phần mềm lập kế hoạch giúp sự kiểm tra nhanh quản lý và ghi lại các phần của sự phát triển của sự kiện/cuộc họp, đồng thời duy trì triển vọng của
- Đăng ký
+ Trước đăng ký: Thư xác nhận; Sự phân bổ phòng ngủ; Sự phân bổ các phiên họp; Phù hiệu tên; Các hóa đơn thanh toán; Thừa nhận bỏ tham gia họp; Đặt chỗ ăn; Đặt chỗ vui chơi; Đặt chỗ sự kiện đặc biệt; Thiết kế khu vực đăng ký
+ Trong đăng ký: Phân bổ phiên họp và ghi chép lại; Phù hiệu tên; Các hóa đơn thanh toán; Đặt chỗ ăn và ghi lại; Đặt chỗ vui chơi và ghi chép lại; Đặt chỗ sự kiện quan trọng và ghi lại; Kiểm soát trung tâm tin nhắn
- Kế toán và tài chính
+ Các nhu cầu quản lý tài chính: Tóm tắt ngân quỹ sự kiện/ cuộc họp; Tóm tắt ngân quỹ cuối năm; Dòng tiền theo dõi lệ phí (đăng ký/trưng bày); Tín dụng và tiến trình; Diễn tiến Séc; Theo dõi các khoản thuê (ô tô, thiết bị, …); Theo dõi hóa đơn; Theo dõi chi phí trực tiếp và gián tiếp kế hoạch tổng thể.
+ Các nhu cầu kế toán
(1) Các khoản thu: Lệ phí đăng ký thu được; Lệ phí triển lãm/trưng bày thu được; Các khoản thanh toán ăn thu được ???; Các khoản thanh toán giải trí thu được; Các khoản thanh toán; Các khoản thanh toán lãi suất
(2) Các khoản chi: Lương; Các khoản thanh toán; Các khoản cung; Chi phí thuê; Các khoản thanh toán lãi suất; Mua thiết bị; Chi phí quảng cáo; Chi phí đi lại; Chi phí không gian
- In ấn: Các nhu cầu in ấn: Tài liệu phát tay cho những người trình bày và chương trình; Các biển hiệu; Phù hiệu (ghi tên); Tờ rơi; Tờ gấp; Quảng cáo/khuếch trương; Bảng hỏi; Chứng chỉ …
- Lên kế hoạch thực đơn
+ Các nhu cầu lập kế hoạch Menu: Bản ghi thực đơn (ghi lại các bữa ăn); Bản ghi dinh dưỡng ….; Bản ghi thức ăn và đồ uống đã dùng; Lưu giữ thực đơn
+ Số liệu ưa thích của người tham gia
- Quản lý
+ Các nhu cầu thiết kế: Các chi tiết của phòng sự kiện/ họp; Bố trí sự kiện/ phòng họp; Cách bố trí khu vực trưng bày; Thiết kế vật trưng bày/triển lãm; Tờ rơi và thiết kế logo
+ Các nhu cầu về tài liệu: Các hợp đồng; Thư từ; Các đề xuất; Số liệu điểm đến; Số liệu tài sản; Hồ sơ của các thành viên; Các báo cáo; Các kết quả điều tra; Sự lưu giữ của các kết quả đánh giá; Các gói phân tích thống kê và các kết quả; Số liệu và các sở thích người tham gia; Bản ghi các sự kiện/ cuộc họp trước đây
+ Các nhu cầu phân công công việc: Danh sách những người tham gia; Danh sách các phiên họp; Danh sách những người trình bày; Danh sách những người không tham gia; Danh sách các đơn vị giáo dục không ngừng; Danh sách các phòng ở; Danh sách các điểm khởi hành/điểm đến; Danh sách các trang thiết bị; Danh sách các sự kiện giải trí; Danh sách các mục giải trí; Danh sách những tài năng
- Lập chương trình: Bản ghi các sự kiện và phiên họp; Lập chương trình phòng sự kiện/họp; Kiểm tra xung đột; Lập kế hoạch nhân sự…
* Tổng hợp số liệu
* Lưu giữ văn bản
