* Khách mời
- Số lượng khách mời
- Lên danh sách khách mời: càng sớm càng tốt
+ Khách mời danh sách A: thiếp mời được gửi 6-7 tuần và được rút ngắn 5 tuần trước khi diễn ra sự kiện
+ Khách mời danh sách B: thiếp mời được gửi 5 tuần và rút ngắn 3 tuần trước khi diễn ra sự kiện
+ Dự phòng: 1 tuần
- Hồ sơ khách mời: Độ tuổi; Khách mời đi hai/một người?; Trẻ em có được tham dự hay không?; Phương tiện đi lại cho khách mời …
* Thiếp mời/Giấy mời:
- Nội dung thiếp: Số lượng khách mời; Tên cuộc họp/sự kiện; Ngày, giờ (Khai mạc, bế mạc, chương trình); Địa điểm; Chỉ dẫn; Nơi đậu xe; Trang phục; Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm; Phong bì hồi âm (tùy chọn)
- Chuẩn bị thiếp mời:
+ Thiếp mời được thiết kế hoành chỉnh trước khi diễn ra sự kiện từ 3-4 tháng.
+ Khi đặt hàng thiết kế và in ấn thiếp mời, Nhà tổ chức cần chú ý:
(1) Đảm bảo cung cấp thông tin cho những người thiết kế thời gian dự kiến
(2) Những nội dung thiếp mời
(3) Những yêu cầu khác đối với Nhà tổ chức (ảnh, logo công ty, …)…
- Sau khi chuẩn bị thiếp:
+ Đặt hòm thư với Bưu điện
+ Rà soát lần 1 việc thiết kế thiếp mời
+ Rà soát lần 2 việc thiết kế thiếp mời
+ In thiếp
- Gửi thiếp
+ Kiểm tra lịch trình giao thư đối với loại thư ưu tiên
+ Kiểm tra cước phí bưu chính đối với loại thư ưu tiên
+ Kiểm tra lịch trình đưa thư đối với thư thông thường.
+ Kiểm tra lịch trình giao thư quốc tế và thư nội địa
+ Báo cho bên cung cấp biết rõ trước về khung thời gian dự kiến
+ Có thể gửi theo nhóm để kiểm soát việc thực hiện
* Những vấn đề khác
- Các vấn đề liên quan đến diễn giả: Thăm dò; Giấy mời; Sau khi diễn giả nhận lời; Tại nơi diễn thuyết; Thời điểm diễn thuyết; Sau sự kiện; Những việc cần làm tiếp theo
- Phương tiện truyền thông
+ Họ sẽ tham dự như thế nào và khi nào họ tham dự?
+ Họ có được đối xử như khách mời không?
+ Có cần tổ chức cuộc họp báo riêng không, những yêu cầu của họ là
+ Nếu sự kiện truyền hình trực tiếp: Nhà tổ chức quyết định khi nào và nơi nào các phương tiện truyền thông có thể tham gia sự kiện.
+ Tính thêm cả thực phẩm và đồ uống cho họ …
+ Những yêu cầu đặc biệt: phòng riêng, đồ ăn hay vị trí để các xe chuyên dụng, …
+ Tham gia, làm việc với họ
- Trẻ em đi theo:
+ Thiết kế các thiết bị và đồ chơi hấp dẫn dành cho trẻ em.
+ Các bữa ăn, người chăm sóc, …
- Đề phòng sự cố:
+ Chương trình khác có thể diễn ra cùng thời gian.
+ Người dẫn chương trình đọc sai tên và/hoặc chức danh của khách mời, nhất là khách VIP.
+ Vấn đề về sử dụng điện thoại di động …
