Bí Ẩn Vũ Trụ

Cuộc sống

Tình hình là tin tức hem có nên đăng vài thứ đọc cho vui

Nguồn J2Team Community

Sử dụng phần mềm để tối ưu cuộc sống

Trong cuộc sống có quá nhiều công việc mà chúng ta phải làm đi làm lại theo một chu kỳ nhất định, đôi khi là nhàm chán, và đôi khi là chúng ta mất quá nhiều thời gian.

Bài viết dưới đây là một chủ đề mình đã viết từ lâu, về việc sử dụng các công cụ (phần mềm) để tối ưu hơn các hoạt động trong cuộc sống, từ công việc đến sinh hoạt cá nhân. Trên tinh thần mong mỏi những người xung quanh có thể tiết kiệm được thật nhiều thời gian làm những điều mới mẻ, và với hy vọng có thể học hỏi lại từ mọi người những điều mà mình chưa biết.

1. Quản lý các ý tưởng của bản thân: Đừng tự tin vào trí nhớ của bạn, mỗi khi có một ý tưởng gì mới, bằng một cách nào đó thật nhanh gọn, bạn hãy biến những ý tưởng đó thành những dòng Text.

Yêu cầu: Phải thật đơn giản, nhập liệu nhanh, dễ nhìn thấy.

Công cụ: Sticky Note (Desktop), Ứng dụng ghi chú (Điện thoại)...

2. Quản lý chi tiêu cá nhân: Nếu không có một phương pháp quản lý chi tiêu hợp lý, rất dễ để cuối tháng nào bạn cũng phải kêu lên rằng, tại sao tôi không có đồng nào tiết kiệm. Hãy nhớ, nguyên tắc của việc sử dụng tiền không phải ở kiếm được nhiều tiền, mà ở việc chi tiêu hợp lý.

Yêu cầu: Đồng bộ hóa giữa các thiết bị, tạo được nhiều ví tiền, và có báo cáo rõ ràng.

Công cụ: Monney Lover, Sổ Thu Chi...

3. Quản lý công việc hàng ngày: Nếu bạn không có một công cụ quản lý các công việc mỗi ngày, nhiều khả năng là bạn sẽ luôn rơi vào trạng thái làm việc không hiệu quả và dễ phải bơi trong công việc. Hãy nhớ, làm gì cũng cần kế hoạch, dù chỉ là các đầu mục.

Yêu cầu: Nhập liệu được trong trạng thái không kết nối Internet, đồng bộ giữa các thiết bị, có hẹn giờ hoàn thành, tự động tạo việc (repeat tasks).

Công cụ: Wunderlist, Remember Milk...

4. Quản lý dự án - công việc nhóm: Nếu bạn làm việc trong một tập thể, nhất là các công việc liên quan đến kỹ thuật, sáng tạo. Đừng đơn giản nghĩ rằng mặc định Email đã làm tốt những điều đó. Bạn cần một hệ thống với các thao tác rõ ràng hơn, thay vì các quy ước giữa việc gửi email với nhau.

Yêu cầu: Có Deadline, có đánh giá mức độ quan trọng của công việc, có đánh giá chất lượng hoàn thiện công việc, giao/nhận việc, thảo luận dưới mỗi task, có báo cáo hàng tuần và hàng tháng.

Công cụ: Trello, Bitrix24 (các công việc mang tính sáng tạo, cộng đồng), Jira (các công việc liên quan đến lập trình), Basecamp, Asana, Redmine (opensource)...

5. Quản trị các mối quan hệ: Thuật ngữ này thường được gọi là CRM, cái này được chúng ta ứng dụng phổ biến nhất là lưu số điện thoại + tên vào danh bạ. Tuy nhiên như vậy chưa đủ. Thực tế khi đụng đến một việc gì đấy, chúng ta luôn nhớ đến những người chúng ta quen biết, thay vì tìm kiếm trên mạng giữa một rừng thông tin.

Yêu cầu: Có module nhập thông tin cơ bản (họ tên, tuổi tác, email, số điện thoại, ngành nghề, địa điểm), một số doanh nghiệp sẽ cần tối ưu tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh (trạng thái làm việc, thông tin dự án hoặc hợp tác)...

Công cụ: Google Sheet (tùy biến dễ dàng), Google Contact, Huspot CRM, Bitrix24 CRM...

6. Quản lý các tài khoản Email: Thật sự là việc có nhiều email và không quản lý chung một chỗ sẽ khiến chúng ta mất quá nhiều thời gian. Hãy quản lý tập trung, như vậy dù bạn có hàng chục email, bạn cũng chỉ mất thời gian như việc quản lý một email.

Yêu cầu: Quản lý được nhiều email, đầy đủ chức năng như trên web mail.

Công cụ: Mailbird, Nylas N1, ThunderBird, Airmail (OS)...

* Tránh cài email client trên điện thoại nếu bạn muốn tối ưu thời gian của bản thân.

__

Nếu mọi người quan tâm và ủng hộ, mình sẽ viết thêm, tất nhiên là dưới góc nhìn của một người bình thường, không giỏi về IT và sử dụng IT như một phương pháp để tối ưu cuộc sống!