Don't Give Up

Chapter 27

Selama sebulan lebih, banyak hal yang Ajie lakukan di perusahaan tempat ia bekerja. Mulai me-monitoring Primary Sales atau Sell In, dimana seorang ASM bertanggung jawab penuh atas seluruh penjualan dari Unilever ke Distributor di area-nya. Dan, memastikan terjadinya Secondary Sales atau Sell Out dari Distributor ke market. Agar stock di gudang-nya tidak over. Dikarenakan balance antara Sell in dan Sell out.

Sebagai ASM pun ia telah mengerjakan tanggung jawab lainnya, mulai dari me-manage Bisnis di total area-nya, me-manage area termasuk manajemen pelanggan dan tentu saja manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Selama ini juga, Ajie mampu membuktikan ke Pak Putu bahwa ia tak salah memilihnya untuk mengelola bisnis di Depo Makassar. Terbukti, telah terlihat perubahan dari sisi growth bisnis. Dan juga beberapa Distributor yang sangat antusias mengejar target-nya setelah mendapatkan arahan dan penjelasan dari Ajie saat visit ke Distributor.

Ajie tak sedikit-pun terlihat seorang yang berpengalaman sedikit jikalau berbicara dengan para petinggi distributor-nya. Baik itu saat mereka berdiskusi mengenai How To Achieve target. Bahkan bagaimana cara melakukan efisiensi operational, dan tentu saja semua yang Ajie jelaskan sangat masuk akal.

Bukan hanya sekedar mengintruksikan, kalau harus capai target. Namun, Ajie menjelaskan cara mencapai targetnya seperti apa. Dengan analisanya yang sangat tajam, mulai dari menganalisa hasil penjualan tiap produk dibandingkan terhadap target. Tujuannya agar mampu mengetahui produk mana yang mengalami deviasi negatif maupun positif. Dan mudah menentukan, action apa yang harus dilakukan ke depannya.

Ajie juga seringkali menjelaskan bahwa cara lainnya adalah menganalisa kontribusi penjualan produk terhadap total penjualan dan membandingkan dengan kontribusi nasional per-produk maupun terhadap potensi pasar. Selain itu ia juga melakukan analisa penjualan produk per-single outlet baik itu di segmen Retail, Modern market bahkan sampai ke segmen outlet HOREKA/Food Service. Tujuannya adalah agar ia mampu mengetahui kekuatan dan di sector/segment mana yang memiliki kelemahan.

Sehingga ia akan memberikan support ke titik yang lemah, misalnya lemah di segmen Modern. Berarti, Ajie akan memberikan support seperti kontrak display, atau listing fee untuk produk yang belum available di outlet tersebut. Atau bahkan, ia akan memberikan support untuk menyediakan team Sales Promotion Girl/Boy untuk membantu outlet melakukan flush out produk-produknya ke konsumen langsung. Atau mungkin lemahnya di segmen horeka. Maka ia akan memberikan support yang baru-baru ini ia kerjakan. Membuat acara demo produk dan mengumpulkan beberapa pengusaha kuliner dengan menyewa seorang Chef professional.

Selama ini juga Ajie mampu menarik semua perhatian team-nya dan mampu menyematkan rasa kepercayaan semua teamnya yang awalnya terlihat ragu atas kemampuan Ajie. Mungkin, karena ia masih muda.

Tak lupa juga, ia seringkali melakukan Market Visit atau Join Call untuk Coaching ke team sales secara random. Menunjukkan cara eksekusi yang benar di market. Menunjukkan bagaimana cara negosiasi yang efektif dan juga mengajarkan bagaimana cara berkomunikasi yang baik dengan pihak outlet.


Dan pagi ini, Ajie bersama teamnya sedang meeting dengan membahas bisnis review di kantor Depo Makassar.


"Oke, jadi gini... beberapa hari yang lalu aku menemukan sebuah formula untuk bisa memonitoring setiap hari, kerjaan setiap team sales." Kata Ajie setelah me-review semua hasil selama sebulan ini. "Dan alhamdulillah, Pak Putu menyetujuinya."

"Wah, benar-benar Pak Ajie tidak pernah kehabisan ide." Celetuk salah satu teamnya.

"Bisa di share gak pak..." Kata salah satu teamnya lagi yang sangat antusias.


Ajie memandang semua teamnya dengan wajah tersenyum, lalu mengambil sebundel kertas yang telah ia persiapkan sebelumnya. "Ini, silahkan dibagi dulu." Kata Ajie. "Ibu Luna, bisa tolong dibagikan ke semuanya." Lanjutnya memberikan ke salah satu adminnya untuk dibagikan ke semua team yang hadir di ruangan.

"Jadi, silahkan dibuka... itu 2 lembar tools yang wajib dipegang oleh semua team sales Distributor..." Kata Ajie, dan semua team yang hadir melihat dua lembar kertas yang dimaksudnya. "Itu adalah RSL (ROUTE SEQUENCE LIST) dan Sales Proposal..."

"Disini aku akan jelasin maksudnya kedua form tersebut... nah, jadi mulai besok semua yang namanya plan call, atau form itinerary, atau apalah yang di gunakan oleh semua team Sales Distributor... akan kita ganti menggunakan Form RSL. Dan, kalian tau? Area kita akan menjadi Pilot Project ini... jadi, aku harap kita bisa berhasil dan membuktikan ke manajemen." Kata Ajie menjelaskan.

"Dan lembar satunya adalah Sales Proposal, nah... jadi itu yang akan digunakan oleh semua salesman dalam menentukan estimasi order every single outlet." Setelah menjelaskan, Ajie terdiam dan memperhatikan satu persatu orang yang berada di ruang meeting. Akhirnya ia membaca kebingungan di setiap teamnya. Jadi, perlahan-lahan ia mulai menjelaskan apa arti RSL.


Jadi, RSL itu adalah list/form rencana kunjungan salesman yang ia buat selama ini menjadi satu format yang sempurna. Setiap outlet disediakan informasi mulai dari aktif order selama rolling 2 week. Dan, fokus SKU (Stock Keeping Unit). Diformat itu, sangat lengkap jumlah outlet yang akan sales kunjungin di hari berjalan. Jadi Ajie sudah mengajarkan ke team Admin agar selalu melakukan update setiap minggunya, mana outlet yang aktif dan tidak, agar saat salesman memegang RSL tersebut sudah mampu mengetahui bahwa outlet mana yang belum aktif melakukan order selama 2 minggu berjalan.

"Aku mau, semua salesman nantinya harus membuat plannya secara detail. Karena ini juga adalah salah satu cara aku men-developed capability kalian masing-masing sebagai leader." Kata Ajie di sela-sela. "Nah, setelah kalian paham apa itu RSL... maka, akan aku jelasin lagi. 7 Steps membuat rencana kerja harian."


Kembali, terlihat kerutan di kening teamnya seperti bingung dan juga tak sabar mendengarkan apa yang akan Ajie jelaskan.

Ajie tersenyum lalu mulai menjelaskan kembali, bahwa setiap team sales harus mempunyai 7 langkah rencana kerja harian.

Pertama, setiap salesman wajib mengetahui dulu berapa target Month to date-nya yang telah di tentukan.

Kedua, Masing-masing salesman harus mengetahui berapa actual sales/volume-nya sampai dengan sekarang dalam bulan berjalan. "Nah, dua langkah itu... silahkan di tulis di kolom ini..." Kata Ajie, mengarahkan laser pointernya di dua kolom format RSL yang ditampilkan di layar presentation.


Setelah itu, langkah ke-tiga. Jika sudah mendapatkan remaining target dengan cara total target vs/dikurang actual order PTD (Period to Date). Maka, mulai menghitung berapa sisa hari kerja sampai dengan closing bulan berjalan.

Setelah mendapatkan berapa sisa hari kerja, di bagi remining target. Maka akan dapat remining TDS (Target Daily Sales). Langkah ke empat, Ajie menyuruh tulis di kolom masing-masing yang seperti langkah pertama dan kedua. Karena di form RSL itu Ajie sudah melengkapi 4 kolom. Yaitu, Target MTD, Actual order MTD, Remining target MTD dan Remining TDS.

"Nah, jadi anggap sisa TDS salesman A... nih contoh aja. Adalah 250 karton. Oh iya, sengaja aku buat per-karton agar memudahkan teman-teman menjelaskan ke semua teamnya. Dan tentu saja, setiap manusia akan mudah menangkap maksud kita jika kita menjelaskan by karton dibanding by rupiah."


Setelah itu, Ajie menjelaskan step ke lima. Yaitu, membagi TDS tersebut ke semua list outlet yang akan di kunjungi dihari itu. Jadi, dari 250 karton itu dibagi misal total outlet hari itu sebanyak 25 Outlet. Jadi, masing-masing outlet wajib melakukan order sebanyak 10 karton.

"Sudah yah, kita sudah mendapatkan estimasi volume by outletnya... nah, kalau seperti ini salesman pasti akan mudah mencerna. Jikalau setiap outlet harus membuka PO (Purchase Order) sebanyak 10 karton. Dibanding, kita harus membagi estimasi by outletnya memakai value atau rupiah. Karena... saat ini kita mempunyai numeric SKU yang sangat banyak. Anggap saja produk fast moving kita lebih dari 40 SKU, jadi salesman sangat mudah melakukan negosiasi ke outlet dan menjelaskan step by step setiap produk yang akan ia order." Kata Ajie kembali menjelaskan.


Nah, langkah ke enam adalah salin semua outlet, nomor outlet dan estimasi volume di lembar/form Sales Proposal. Maka, akan memudahkan salesman membacanya. Gak perlu harus setiap saat membuka form RSL. Karena, menurut Ajie RSL dibuka dan dipahami saat melakukan morning briefing. Akan mengetahui mana outlet yang belum aktif selama 2 minggu berjalan. Dan mana SKU-SKU yang belum ter-penetrasi di outlet.

Setelah semua rangkum, dan sebelum team sales keluar ke field. Langkah ke tujuh, setiap leader harus me-review masing-masing RSL dan sales proposal.

Disinilah peran seorang leader dibutuhkan. Misalnya menentukan estimasi volume by outletnya. Jangan asal caplok aja. Wajib mengetahui potensi outlet. Misalnya, tidak mungkin target atau estimasi volumenya harus rata. Karena tidak mungkin potensi masing-masing outlet itu sama. Dan juga, harus melihat program-program yang sedang berjalan. Maka akan mampu menentukan SKU mana yang akan mereka drive pada hari itu.

Sangat detail yang Ajie sampaikan hingga semua team yang hadir akhirnya paham dan mengerti dengan apa yang Ajie jelaskan.


Setelah berdehem, Ajie tersenyum saat mengetahui kerutan dikening semua teamnya sudah mulai menghilang diganti dengan sebuah senyuman. Dan tentu saja suasana yang awalnya diam dan membingungkan, akhirnya tergantikan dengan suasana semangat yang berkobar-kobar dari semua teamnya setelah mendengarkan beberapa penjelasan dari Ajie.

"Kalau sudah tidak ada pertanyaan lagi, silahkan semuanya kembali ke pekerjaan masing-masing... dan, aku harap mulai hari ini kita sudah bisa melakukan hal yang aku jelaskan tadi. Nanti, Ibu Luna yang akan email RSL dan form Sales Proposal ke masing-masing hari ini." Kata Ajie. "Bisa-kan ibu Luna, hari ini di email ke semua team?" Tanya Ajie ke adminya yang bernama Luna.

"Bisa Pak... hari ini Luna akan email ke semua TSS (Teritory Sales Supervisor)." Jawab gadis itu sambil tersenyum.

"Ok, meeting kali ini kita tutup... dan best luck for you all."


Beberapa saat kemudian, setelah semua team kembali ke pekerjaan masing-masing. Dan ada juga yang sudah bersiap-siap berangkat ke kota masing-masing. Seperti ke Manado, ke Kendari dan juga ke Palu. Karena hari ini Ajie mengundang semua TSS-nya untuk mengikuti meeting di Makassar. Ajie kembali ke ruangannya dengan memasang wajah seperti biasanya. Wajah datar dan terlihat dingin membuat semua teamnya tidak berani lagi mengajaknya bercanda.

Selama ini Ajie terkenal sangat tegas. Namun bukan seorang bos yang diktator. Jika ia menyuruh atau mengintruksikan sesuatu ke teamnya. Maka ia akan menjelaskan cara mengeksekusi intruksinya tersebut. Atau bahkan, seringkali ia mengajak makan teamnya sekedar mengeratkan hubungan mereka dan menciptakan sebuah hubungan harmonis antara semua karyawannya.

Seringkali juga ia melakukan one on one ke teamnya yang misalnya Ajie melihat hari itu, karyawan tersebut lagi tidak berselera untuk bekerja. Atau terlihat murung atau apapun. Maka Ajie akan memanggilnya dan mengajaknya sekedar mengobrol di ruangannya. Dan mencoba mengerti dan mencari tau ada masalah apa karyawan itu hingga tidak semangat dalam bekerja. Bukan karena dia kepo, namun ini sebagai tanda bahwa ia mencoba menjalin hubungan harmonis antara dia dan bawahannya. Dan dengan komunikasi yang baik Ajie mampu membuat karyawannya menceritakan jikalau mereka saat itu lagi ada masalah. Dan tak tanggung-tanggung, Ajie kadangkala meminjamkan uang jikalau memang masalah mereka karena masalah uang.


Selain itu, ada juga hal baru yang Ajie lakukan. Yaitu mempelajari 2 bahasa selain bahasa Inggris. Yang memanig sudah ia kuasai sebelumnya. Ajie selama ini mempelajari bahasa Prancis dan juga bahasa Cina. Sebetulnya sih dia iseng aja, di sela-sela waktunya ia memperlajarinya baik itu melalui kamus bahkan beberapa film, maupun melalui inet.

Apalagi ia ketahui, bahwa saat ini SMD (Sales & Marketing Director)-nya berasal dari Prancis. Jadi tidak ada salahnya ia mempelajari Bahasa tersebut, walaupun saat Pak Andreas selaku SMDnya visit ke Makassar minggu pertama ia bekerja, hanya menggunakan Bahasa inggris.